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Aprenda a fazer uma gestão financeira eficiente em 7 passos

A gestão financeira pode ser considerada o coração de uma empresa, pois é responsável por fornecer recursos para que todos os setores continuem exercendo suas funções da forma adequada. Sendo assim, é essencial compreender cada passo do processo e como funciona sua organização.

Quando alguém inicia uma jornada no mundo dos negócios, é normal abraçar esse acontecimento e encará-lo como se fosse a própria vida. Mas, se alguns cuidados não forem tomados, tal sonho pode acabar se tornando um grande pesadelo.

Para que isso não aconteça, preparamos um passo a passo para montar uma gestão financeira eficiente para sua companhia. Continue a leitura e confira nossas 7 dicas!

1. Defina um planejamento estratégico

O primeiro passo para qualquer coisa na vida é se planejar de forma adequada, tanto no aspecto pessoal quanto no empresarial. Não adianta viver apagando incêndios e resolvendo os problemas que aparecem de última hora, pois, se você não fizer um planejamento adequado, eles nunca vão parar de surgir.

Por se tratar de um setor cheio de detalhes, é essencial planejar tudo minuciosamente. Quais são os objetivos, metas e processos da empresa? Essas perguntas são a base para elaborar uma gestão financeira eficiente, visando a: diminuir custos, impostos e desperdícios, identificar gastos desnecessários, entre outros.

É preciso ter tudo muito bem desenhado para não cometer erros que possam prejudicar seu resultado financeiro e sua competitividade no mercado​.

2. Organize seus dados

A bagunça faz com que você perca informações importantes com o passar do tempo, além de demandar mais esforço para encontrar algo quando necessário.

As versões online de armazenamento são as mais indicadas, pois, além de facilitarem no momento da busca, economizam espaço e evitam a perda de informações por deterioração dos documentos ou possíveis acidentes, como incêndios ou assaltos. Centralizar tais conteúdos em um só lugar permite:

  • manter organizados os registros e conferir todos os documentos diariamente;
  • realizar o acompanhamento das contas a pagar e a receber, gerando um fluxo de caixa confiável para futuros pagamentos e recebimentos;
  • manter o controle do movimento diário de caixa e das operações bancárias;
  • classificar todos os custos e despesas, fazendo uma divisão entre os fixos e variáveis;
  • definir a retirada mensal dos sócios;
  • realizar a previsão de vendas e de custos de produção;
  • acompanhar a evolução patrimonial da empresa, conhecendo sua rentabilidade e lucratividade.

Além da otimização de processos internos, a organização é essencial em termos legais, já que alguns documentos precisam ser armazenados por determinado período de tempo — como as notas fiscais, que devem ser mantidas por 5 anos.

3. Elabore um plano tático

O plano tático consiste no direcionamento de funções aos departamentos específicos. De forma resumida, trata-se de criar metas e condições para tornar possíveis as ações estabelecidas no plano estratégico.

No contexto da área financeira, é preciso contar com um planejamento tático que estabeleça cronogramas, prazos e processos de forma muito clara e detalhada. Assim, as responsabilidades serão devidamente direcionadas, garantindo que tudo saia de acordo com o estabelecido.

Por se tratar de algo mais específico, as iniciativas são, normalmente, tomadas por pessoas que ocupam lugares entre a alta direção e o operacional da empresa — como diretores e gerentes.

É necessário realizar um controle mensal, trimestral, semestral e anual, fazendo o balanço e acompanhando periodicamente os resultados obtidos. O objetivo é conferir se o desempenho financeiro está saindo como planejado.

4. Aproveite os benefícios da tecnologia

Existem diversas soluções automatizadas de gestão financeira. Elas ajudam a ter um controle melhor de toda a operação, executando as atividades da área sem os riscos de possíveis erros manuais que comprometam os resultados.

Esses sistemas costumam focar em pontos como:

  • contas a pagar;
  • cronogramas;
  • alertas;
  • cadastro de clientes e fornecedores;
  • previsão de fluxo de caixa automático;
  • balanço;
  • DRE;
  • tributos, entre outros.

É fundamental realizar um inventário financeiro que contenha informações relevantes sobre os custos fixos e variáveis, além das receitas em caixa e a receber. Nele, devem constar também os investimentos previstos do período a ser analisado.

Para deixar tudo mais organizado e permitir um fácil entendimento, separe os dados por categorias, como:

  • pagamento de fornecedores;
  • salário de funcionários;
  • gastos administrativos (telefone, internet, correio etc.);
  • empréstimos;
  • tributos;
  • aluguéis — e assim por diante.

Investir em tecnologia é primordial para quem quer resultados, especialmente quando o assunto é gestão financeira. Alguns erros — principalmente os relacionados à tributação — podem resultar até no fechamento da empresa.

5. Tenha um fluxo de caixa confiável

Controlar o fluxo de caixa é essencial para a saúde financeira do negócio, mas o cálculo será em vão se as informações não forem atualizadas constantemente. Por isso, crie uma rotina de manutenção de dados.

Faça desse hábito uma regra. Assim, evita-se que alguma informação relevante seja esquecida. Lembre-se: absolutamente todas elas são importantes para seu bom funcionamento.

Na hora de antecipar cenários, é fundamental manter-se o mais próximo possível da verdadeira situação da companhia. A regra é simples: quanto mais você aproximar a projeção de sua realidade, mais concreta e confiável ela será (e, consequentemente, mais útil nos momentos de tomadas de decisões).

6. Separe as verbas pessoais das empresariais

Um erro muito comum entre os pequenos e médios empreendedores é misturar o orçamento pessoal com o dos negócios. E isso acontece, na maioria das vezes, por falta de organização e planejamento (ou até por descuido).

É importante que a empresa seja capaz de caminhar com seu próprio lucro. Da mesma forma, o empresário deve estipular previamente um salário ou uma porcentagem de ganho de acordo com a faixa de mercado para sua ocupação, respeitando o valor que cabe a ele.

7. Acompanhe os resultados

O indicado é acompanhar todos os processos internos, avaliando se os objetivos, metas e previsões estão saindo conforme o planejado. Dessa forma, fica mais fácil identificar falhas e tomar novas medidas, a fim de melhorar o desempenho e atingir melhores resultados no final do período.

É recomendado fazer um documento com as estratégias traçadas, que possa ser usado como guia no acompanhamento de resultados. Isso fica ainda mais claro e eficiente quando produzido por uma plataforma, pois ela realiza o controle do histórico automaticamente e apresenta indicadores importantes. ​

Caso tenha dúvidas sobre seu funcionamento ou algum ponto específico, não pense duas vezes antes de procurar pelo auxílio de um profissional capacitado. Como citado no começo deste artigo, a gestão financeira pode ser considerada o coração da empresa — e ninguém quer uma pessoa inexperiente cuidando disso, certo?

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