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Gestão de e-mail: entenda como gerenciar da melhor maneira possível

Quanto tempo você gasta na gestão de e-mails todos os dias? Talvez a resposta para essa pergunta não esteja na ponta da língua, mas, se por um momento você questionou o impacto dessa atividade para a sua produtividade, talvez seja o momento de repensá-la.

Embora tenha o objetivo de facilitar a comunicação, o e-mail pode se tornar uma ferramenta contraproducente no dia a dia de um empreendedor, se não for gerenciado de forma inteligente.

Por exemplo, pense nos cenários a seguir!

  • Você gasta muito tempo gerenciando seus e-mails todos os dias, pesquisando, classificando, organizando e excluindo mensagens antigas?

  • Às vezes, mesmo que tenha verificado os novos e-mails há poucos minutos, você continua clicando na sua caixa de entrada?

  • Há dias em que você gasta mais tempo na sua caixa de entrada do que executando outra atividade fundamental para o seu negócio?

Algumas dessas situações soam familiar? Se sim, você precisa imediatamente otimizar a gestão de e-mails no seu dia a dia. Para isso, trouxemos neste post algumas dicas valiosas. Acompanhe!

Crie uma rotina de leitura de e-mails

Em primeiro lugar, não deixe seu programa de e-mail aberto o dia todo. Alertas e bipes das mensagens recebidas podem interromper seu fluxo de trabalho e deixá-lo fora de foco. Em vez disso, programe blocos de tempo específicos ao longo do dia para verificar as mensagens recebidas.

Se você estiver executando uma tarefa que exige muita concentração, você pode, inclusive, marcar em seu calendário online e definir sua disponibilidade como “ocupado”. Se necessário, desligue o celular e feche a porta do escritório para evitar interrupções.

Em suma, a quantidade de tempo necessária para revisar e-mails e respondê-los dependerá da frequência com que você verifica as mensagens e quantas recebe normalmente. Pode ser mais eficaz, por exemplo, dedicar 10 minutos a cada hora para realizar essa atividade ou verificar caixa de entrega apenas duas ou três vezes por dia.

Organize os tipos de mensagens por rótulos ou pastas

Embora a maioria dos e-mails possa ser excluída, você provavelmente desejará reter as mensagens relacionadas a aspectos importantes da sua empresa. As correspondências entre clientes, colegas e funcionários podem ajudar a esclarecer quaisquer falhas de comunicação. A maioria dos programas de e-mail permite que os usuários marquem mensagens com rótulos ou categorias específicas.

Priorize, agrupe, classifique e arquive mensagens para manter sua caixa de entrada organizada. Quanto melhor o seu sistema de arquivamento, mais fácil será localizar e-mails específicos quando você precisar deles. Crie categorias principais para assuntos amplos, como os seguintes: clientes, projetos e finanças.

Em seguida, use subcategorias para enviar e-mails relacionados a clientes ou projetos específicos. Antes de enviar uma mensagem, verifique se a linha de assunto é amigável para pesquisa. Se não descrever com precisão o conteúdo do e-mail, edite a linha de assunto antes de ser categorizada e arquivada.

Responda as mensagens urgentes na hora

Tomar decisões rápidas e buscar ação imediata ajudará a manter sua caixa de entrada de e-mail sob controle. A ideia é não atrasar até amanhã o que pode ser realizado imediatamente.

Ao verificar suas mensagens, procure na caixa de entrada por e-mails que possam ser imediatamente excluídos, como spam ou e-mails promocionais. Em seguida, selecione as mensagens que não exigem uma resposta e exclua ou arquive-as. Depois de reduzir o número de mensagens na sua caixa de entrada, você poderá avaliar melhor quais são as mais críticas.

Não deixe que e-mails importantes sejam armazenados em sua caixa de entrada por dias. A menos que esteja de férias, responda dentro de 48 horas. Responda ao remetente assim que você ler a mensagem dele.

Se você não puder responder imediatamente, comunique ao remetente que você recebeu a mensagem e entrará em contato em breve.

Cancele as inscrições em sites de todos os tipos

Em suas constantes pesquisas na web, você provavelmente se inscreve para receber uma boa quantidade de boletins informativos e feeds dos quais você perde o interesse posteriormente.

Se você se encontrar excluindo repetidamente o e-mail de suas assinaturas, é sinal de que você deve cancelar a inscrição imediatamente. Boletins informativos e anúncios podem sobrecarregar sua caixa de entrada e esconder mensagens importantes.

Cancele também a inscrição para receber mensagens de remetentes específicos, caso você não queira mais receber essas mensagens ou não tiver tempo para lê-las. Para tornar o processo de descadastramento mais rápido e fácil, pesquise na sua caixa de entrada o termo “cancelar esta assinatura” — ou similares. Revise os resultados da pesquisa e determine os e-mails que continuarão sendo bem-vindos e as mensagens preferenciais.

Conte com um gerenciador de e-mails

Os gerenciadores de e-mail podem dar mais agilidade para lidar com a troca de mensagens. Eles podem auxiliar na organização do fluxo de e-mails enviados e recebidos e permitir um maior controle sobre as informações.

Essas ferramentas são capazes de reconhecer o assunto de cada um dos e-mails e acompanhar o movimento de cada solicitação. Dessa forma, você pode priorizar os assuntos mais urgentes e resolvê-los em tempo hábil.

Além disso, é possível gerenciar mais de uma conta de e-mail em uma única plataforma, o que pode ser uma grande vantagem para quem lida com diferentes tipos de entradas — marketing, fornecedores, clientes, etc.

Outra grande vantagem que os gerenciadores de e-mail proporcionam é que eles permitem que você trabalhe com seus e-mails mesmo quando estiver offline. Isso pode ser fundamental para que você consiga organizar uma rotina de leitura de mensagens, como citamos no primeiro tópico.

Estabeleça a meta diária da caixa de entrada vazia

Talvez este seja um dos grandes desafios na gestão de e-mails, mas, sem dúvida, é uma meta que deve ser perseguida. A ideia aqui é seguir a estratégia desenvolvida por Merlin Mann, famoso escritor e podcaster americano: a Inbox Zero. O objetivo? Manter sua caixa de entrada 100% vazia.

Para fazer isso, sempre que verificar a sua caixa de entrada e ler os e-mails recebidos, responda-os, mova-os para pastas específicas ou crie uma tarefa a partir da solicitação.

Há alguns grandes benefícios ao utilizar esse método: tudo é sempre tratado e você não perde tempo relendo um e-mail pela terceira vez antes de realmente agir.

Como você pôde ver, existem algumas estratégias eficientes na gestão de e-mails. Se você estabelecer uma rotina, utilizar as ferramentas certas e criar metas diárias, tudo isso pode ser revertido em produtividade para o seu negócio.

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